La gestió documental es diu Ofisfera

Papers, arxius, dades, enviaments… Les empreses i organitzacions acumulen desenes de documents. Documents que segueixen un cicle vital: es creen, s’envien, es digitalitzen, s’arxiven, es custodien o inclús, es destrueixen.

En un context com l’actual, es fa indispensable confiar en professionals de la gestió documental per augmentar l’eficiència, l’eficàcia, i controlar costos i esforços.

Ofisfera, és l’àrea de gestió documental de la Fundació Tallers.

Està formada per un equip de persones expertes i apassionades de l’externalització d’aquests processos administratius, tractament de documents i dades.

Processos que es realitzen en instal·lacions pròpies amb les mesures i protocols de seguretat de tot tipus, en uns espais especialment dissenyats per a portar a terme els serveis que s’ofereixen:

Externalització de processos administratius

Un estudi personalitzat analitza en profunditat els processos de treball de cada client i es proposen solucions d’externalització per facilitar-ne la gestió.

Custòdia documental 

Més de 20.000 metres lineals de prestatges habilitats per custodiar documentació en un espai amb control d’accés, sistemes de detecció d’incendis, sistemes de control de temperatura i humitat, risc biològic.

Digitalització de documents

No només s’escaneja! S’indexen arxius i s’hi inclouen metadades per a que s’identifiquin, s’utilitzen sistemes de reconeixement òptic de caràcters i es transformen imatges en formats més comuns, entre d’altres serveis.

Destucció certificada

Instal·lació de contenidors precintats on es diposita la documentació, es fa una recollida i es destrueix per després ser tractat a les plantes de reciclatge corresponent i expedir-ne la certificació de destrucció.

Manipulació de documents

Gràcies a la maquinària es poden realitzar serveis de tractament massiu de documents i gestió postal.

A més, es disposen d’una gamma de serveis complementaris per a que les empreses i institucions no s’hagin de preocupar de res: des de la logística de transport dels documents fins a serveis postals passant per la preparació de la documentació per a ser arxivada.

Ara, Ofisfera estrena imatge i web. Uns petits retocs en la imatge corporativa i un web més fàcil, visual i explicatiu. Tot plegat tenint sempre en compte el medi ambient i el benestar de les persones treballadores.

Ofisfera és la gestió documental responsable.